Уровни организационной зрелости

Степень эффективности использования информации на предприятии различается в зависимости от уровня организационной зрелости этого предприятия. Уровни организационной зрелости тесно связаны с проблемой обеспечения и контроля качества.

Выбор информационной системы для предприятиz нужно делать не только, и даже не столько исходя из возможностей предлагаемых на рынке систем, сколько из готовности предприятия к внедрению той или иной системы. Каков будет эффект от внедрения? Как оценить готовность?

На эту тему в мире существует множество разработок, но наибольшую известность имеют
– серия международных стандартов ISO 9000
– теория TQM (Total Quality Management)
– модель CMM (Capability Maturity Model) и CMMI, OPM3

Используя подход CMM, можно классифицировать этапы развития и существования предприятия в зависимости от того, как оно обрабатывает и использует информацию в процессе своей деятельности. Выделяют пять уровней зрелости (maturity levels) :

Initial ( Начальный, “Хаос”, “Анархия” )

Этот уровень характерен для начинающих (малых) компаний. Ведение бизнеса носит хаотичный характер. В компании, как правило, отсутствует стратегия развития (или, если есть, то только в голове у руководителя/владельца). Основное внимание уделяется решению сиюминутных задач.

Работники действуют исхода из своих личных представлений о целях и задачах. Эффективность управления в значительной степени зависит от небольшой группы единомышленников и от личности руководителя – насколько четко он понимает цели и задачи развития компании.

Отсутствуют внутренние регулирующие документы. Действия не документируются, бизнес-знания не отделены от работников (знания пропадают при увольнении работников).

Информационные связи в компании – случайные, скапливаются в руководящем звене и носят в-основном справочный характер. Бизнес-процессы в организации не описаны и, соответственно, не классифицированы. Деятельность компании непрозрачна даже для основного персонала. Через этот уровень проходят все предприятия и организации.

Характерная ИТ-инфраструктура: персональные компьютеры в одноранговой сети (без централизованного хранилища информации), личные адреса электронной почты, ПО бухгалтерского учёта.

Repeatable ( Повторяемый, “Фольклор” )

На этом уровне зрелости в компании уже возможна успешная реализация задуманных проектов, что достигается благодаря оперативному планированию, контролю и управлению. Основные бизнес-процессы становятся повторяемыми и управляемыми, они приобретают устойчивый характер. Компании начинают искать пути снижения издержек, и, прежде всего, за счет оптимизации повторяющихся процессов. Для организаций, находящихся на этом уровне, характерна автоматизация базовых составляющих, таких как кадры, бухгалтерия, зарплата.

Оперативные планы деятельности компании строятся с учетом предыдущего опыта. В компании начинают формироваться корпоративные традиции и культура, однако по-прежнему отсутствует интеграция информации, а сами информационные потоки остаются неформализованными. Поэтому, хоть и знания накапливаются в виде личного опыта сотрудников, но пропадают при их увольнении.

Характерная ИТ-инфраструктура: Наличие централизованного хранилища информации (сервера) в виде папок для хранения файлов, корпоративная электронная почта, ПО бухгалтерского, торгового и производственного учёта.

Defined ( Регламентируемый, “Стандарты” )

На этом уровне процессы (как в управлении, так и в производстве) становятся настолько повторяемыми, что их можно формализовать. В компаниях появляются описания ролевых функций сотрудников внутри организации или список задач, которые должен выполнять сотрудник внутри того или иного подразделения. Система управления оказывается отделенной от персонала организации, т.е. появляется внутренний «свод законов». Качество выполняемых процессов уже не зависит от личных качеств исполнителей.

Все процессы стандартизированы, задокументированы и объединены в общий информационный поток. Благодаря этому в организации появляется возможность анализа информации по всем аспектам управленческой деятельности, а также получения оперативной информации о степени использования ресурсов.

Тем не менее, в таких компаниях практически отсутствует процесс постановки долгосрочных целей, а планирование основывается на принципе «от достигнутого» (т. е. на показателях прошлых периодов). В обработке информации при этом преобладает ретроспективный анализ.

Для предприятий, находящихся на этом уровне, характерно формирование стратегии развития. Как только такие решения начинают приниматься на основе анализа, это означает, что предприятие переходит на следующий этап организационной зрелости.

Характерная ИТ-инфраструктура: элементы ERP, PM (Управления проектами), CRM, ServiceDesk.

Managed ( Управляемый, Измеряемый )

Приоритетным направлением становится повышение качества продукции или предоставляемых услуг. В компании вводится количественная система оценки эффективности бизнес-процессов и система оценки работы персонала (KPI).

В организации формируются внутрикорпоративные стандарты качества, касающиеся не только собственной продукции или процессов производства, но и всей цепочки поставки — от партнеров (контрагентов) до клиентов.

Наличие и сохранение постоянных клиентов дает возможность долгосрочного планирования бизнеса и прогнозирования будущих продаж. В компании налажены стратегические и оперативные взаимосвязи, а для принятия решений активно используются обратные связи, в частности данные от клиентов.

Попытки принимать решения не только на основе анализа предыдущего опыта, но и на основе прогнозов будущего развития, стратегическое планирование с учетом тенденций (для чего необходимы корпоративные базы знаний) обуславливают постепенный переход организации на последний, высший уровень организационного развития.

Характерная ИТ-инфраструктура: все элементы ERP, включая KPI.

Optimizing ( Оптимизированный, “Совершенный” )

Уровень, достичь которого чрезвычайно трудно, и удается это лишь немногим компаниям, лидирующим в индустрии. На основе анализа показателей (KPI) в компании проводится постоянная корректировка (реинжиниринг) бизнес-процессов. Управление качеством происходит по всей цепи взаимосвязанных процессов. Наличие постоянной обратной связи позволяет не просто постоянно модифицировать и совершенствовать саму систему, но и это самосовершенствование является системой.

Характерная ИТ-инфраструктура: +BPM.

===================================

Вероятно, трудно найти предприятие, которое не стремилось бы достичь высшего уровня в своем развитии. Современный этап развития управленческой культуры характеризуется развитием коллективной обработки и анализа информации и переходом
– от анализа количественных показателей к качественному анализу
– от оперативного анализа к стратегическому планированию
– от единоличного анализа и принятия решений к коллегиальной работе

Для трех последних уровней организационной зрелости компании — регламентируемости, управляемости и оптимизируемости – такие бизнес-задачи, как достижение успеха, увеличение доли на рынке, улучшение отношений с заказчиками, контроль затрат, являются первоочередными. Для того чтобы компания могла успешно решать эти задачи и добиваться успеха в своем бизнесе, она должна правильно и эффективно использовать информацию о протекающих процессах и внешней среде.

Все функции управления в организации осуществляются путем анализа, обработки и передачи информации. Поэтому информация становится таким же производственным ресурсом, как капиталовложения, человеческие ресурсы, основные фонды и пр. От того, насколько хорошо обрабатывается и используется информация, зависит успех компании.

Если в традиционной модели бизнеса упор делался на автоматизацию процессов, то в современной модели главную роль начинает играть другая функция — «правильная» реакция на внешние события, и ее доля в общем процессе становится как минимум равной первой — обеспечению автоматизации. Если компания сможет достичь разумного баланса между этими двумя функциями системы, то она сможет добиться и конкурентного преимущества — более оперативно по сравнению с конкурентами реагировать на любые изменения на рынке, производить товар с меньшими издержками и как результат привлекать больше клиентов.

Решение задач по обеспечению автоматизации бизнес-процессов компании и реакции на внешние события возлагается на КИС (корпоративные информационные системы). Степень востребованности информационных технологий напрямую связана с уровнем организационной зрелости компании: так, только для двух последних уровней (управляемости и оптимизируемости) характерно эффективное использование всего спектра приложений, входящих в состав КИС.

В компании, находящейся на самом высоком уровне (оптимизируемости) организационного развития, все системы представляют собой единый интегрированный комплекс, обеспечивающий эффективное управление и обработку информации на всех этапах ее работы.

Для того чтобы достичь уровня управляемости в организационном развитии, предприятие должно обеспечить переход от разрозненных и разнородных информационных систем к единой информационной среде, использующей технологии коллективного взаимодействия. Использование единой информационной среды не только повысит эффективность бизнеса, но и создаст предпосылки для стандартизации процессов и технологий. Это, в свою очередь, повысит надежность работы и совместимость применяемых технологий и решений, а также позволит наладить оптимальный процесс использования этой информации.

Влад и К